Magdalena Hołowińska
Kierownik Zespołu Sprzedaży i Pozyskiwania Konferencji i Targów / Grupa MTP
Wiceprzewodnicząca Środkowoeuropejskiego Oddziału ICCA
Od początku swojej kariery związana z promocją Polski na arenie międzynarodowej jako miejsca realizacji projektów z zakresu branży spotkań. Specjalizuje się w pozyskiwaniu kongresów naukowych i współpracy ze stowarzyszeniami krajowymi i zagranicznymi. Przez ponad 16 lat zgłębiała tajniki pracy reprezentując szeroki wachlarz interesariuszy przemysłu spotkań występując zarówno w roli klienta, jak i podmiotów będących dostawcami usług, w tym CVBs, hotele, centra kongresowo-wystawiennicze PCO promując 4 różne destynacje w Polsce – Warszawę, Poznań, Lublin oraz Warmię i Mazury. Od czerwca 2025 roku pełni funkcję Wiceprzewodniczącej Środkowoeuropejskiego Oddziału ICCA.
Beata Koziarska: Magdaleno, podczas warsztatu edukacyjnego Destination Poland Green Academy w Poznaniu, organizowanego przez Poland Conventioon Bureau/ POT we współpracy z Site Poland, zaprezentowałaś przykład dobrych praktyk związanych z realizacją branżowej konferencji ICCA Central European Chapter Meeting. Spotkanie to miało miejsce na terenie Targów Poznańskich (Grupa MTP) i zgromadziło 77 uczestników, profesjonalistów z branży MICE, z 20 krajów CEE. Zamiast skupiać się tylko na merytoryce, pokazania obcokrajowcom Poznania jako destynacji i komforcie, zdecydowali się Państwo zmierzyć ślad węglowy wydarzenia. Skąd ta decyzja i dlaczego w dzisiejszych czasach samo „bycie eko” już nie wystarcza, a konieczne jest twarde raportowanie danych?
Magdalena Hołowińska: Mierzenie śladu węglowego podczas ICCA Central European Chapter Meeting było przede wszystkim odpowiedzią na potrzeby klienta. Stowarzyszenie ICCA od lat kładzie bardzo duży nacisk na kwestie zrównoważonego rozwoju przy organizacji swoich wydarzeń. W efekcie większość uczestników – członków stowarzyszenia – jest bardzo świadoma znaczenia zrównoważonych praktyk i aktywnie wspiera działania podejmowane w tym obszarze.
Było to dla nas dużym ułatwieniem zarówno na etapie przygotowywania programu, jak i podczas zbierania danych niezbędnych do obliczenia śladu węglowego wydarzenia. Uczestnicy rozumieli cel tych działań i chętnie angażowali się w proces, co znacząco wpłynęło na jakość zebranych informacji.
Jeśli chodzi o raportowanie danych, postrzegamy je jako niezwykle wartościowe narzędzie dla organizatora. To właśnie dzięki konkretnym wskaźnikom możemy ocenić, które zrównoważone rozwiązania rzeczywiście przynoszą efekty, a także jakie korzyści – środowiskowe i ekonomiczne – generują. Twarde dane pozwalają podejmować decyzje w oparciu o fakty, a nie wyłącznie deklaracje czy dobre intencje.
Raportowanie sprawia, że „bycie eko” przestaje być jedynie hasłem marketingowym, a staje się zestawem konkretnych działań operacyjnych, które można mierzyć, analizować i doskonalić. Co więcej, wiele z tych rozwiązań przekłada się również na bardziej efektywne zarządzanie budżetem wydarzenia, pokazując, że zrównoważony rozwój i efektywność biznesowa mogą iść w parze.
Dla nas było to również ważne z perspektywy budowania wiarygodności. Chcemy nie tylko mówić o zrównoważonym rozwoju, ale także pokazywać konkretne wyniki i brać odpowiedzialność za ich raportowanie. Wierzymy, że właśnie taki kierunek – oparty na mierzalnych danych i transparentności – będzie w najbliższych latach standardem w branży eventowej.
Jaką rolę w strategii Grupy MTP odgrywa przejrzystość środowiskowa? Czy mierzenie impactu to odpowiedź na realne potrzeby rynku, czy raczej wewnętrzna misja edukowania branży MICE?
Dla nas, jako organizacji zatrudniającej ponad 400 pracowników, przejrzystość środowiskowa jest z jednej strony odpowiedzią na rosnące wymagania regulacyjne, w tym przepisy unijne, a z drugiej – na realne potrzeby rynku. Obecnie większość zapytań ofertowych dotyczących organizacji międzynarodowych kongresów i konferencji zawiera wymagania związane ze zrównoważonym rozwojem. Nie jest to już wartość dodana, ale standard, którego klienci oczekują od profesjonalnych organizatorów wydarzeń.
Jednocześnie uważam, że sama branża MICE jest dziś w dużej mierze świadoma wyzwań związanych ze zrównoważonym rozwojem. Coraz częściej wyzwaniem nie jest edukowanie organizatorów czy dostawców, lecz wspieranie klientów w procesie wdrażania nowych rozwiązań. Wielu z nich jest przyzwyczajonych do określonych modeli organizacji wydarzeń lub obawia się reakcji uczestników na zmiany.
Dobrym przykładem jest stopniowe odchodzenie od tradycyjnego cateringu na rzecz menu wegetariańskiego podczas dużych międzynarodowych kongresów. W przypadku wydarzeń gromadzących ponad 10 tysięcy uczestników niektóre stowarzyszenia potrzebowały kilku lat, aby skutecznie wdrożyć takie rozwiązanie i przekonać do niego swoich interesariuszy. To pokazuje, że transformacja w kierunku bardziej zrównoważonych wydarzeń wymaga nie tylko odpowiednich decyzji organizacyjnych, ale także budowania akceptacji i zmiany nawyków.
Podobne podejście przyjęliśmy podczas ICCA Central European Chapter Meeting. Zdecydowaliśmy się na catering wegetariański w pierwszym dniu wydarzenia, traktując to jako rozsądny kompromis między ambicjami związanymi ze zrównoważonym rozwojem, a ewentualnymi oczekiwaniami uczestników. Takie stopniowe wdrażanie zmian często okazuje się najskuteczniejszą drogą do osiągnięcia trwałych efektów.
Jak etapy tworzenia „mierzalnego” wydarzenia różnią się od standardowego planowania konferencji? Czy proces ten wymagał zaangażowania innych zespołów lub ekspertów niż zazwyczaj? Jakie są kluczowe etapy tworzenia takiego wydarzenia?
W naszym przypadku przygotowanie „mierzalnego” wydarzenia nie różniło się diametralnie od standardowego procesu organizacji konferencji, ale wymagało uwzględnienia dodatkowego etapu związanego ze zbieraniem i analizą danych. Kluczowe było również zaangażowanie zewnętrznego partnera specjalizującego się w raportowaniu śladu węglowego, który pomógł nam określić zakres potrzebnych informacji oraz metodologię ich analizy.
Po stronie organizatora największym wyzwaniem było dostosowanie istniejących narzędzi i procesów do zbierania danych niezbędnych do obliczenia śladu węglowego. Przykładowo, rozszerzyliśmy formularz rejestracyjny o dodatkowe pytania dotyczące sposobu podróży uczestników, miejsca wylotu czy wykorzystywanych środków transportu. Równie ważna była współpraca z partnerami wydarzenia, których już na etapie przygotowań informowaliśmy o zakresie danych, jakie będą potrzebne do raportowania, np. dotyczących stosowanych przez nich rozwiązań zrównoważonych.
Kluczowe etapy tworzenia takiego wydarzenia obejmują przede wszystkim określenie zakresu pomiaru, przygotowanie narzędzi do zbierania danych, współpracę z dostawcami i partnerami, a następnie analizę zgromadzonych informacji oraz opracowanie końcowego raportu.
Warto jednak podkreślić, że jako obiekt kongresowo-wystawienniczy wiele danych monitorujemy na bieżąco niezależnie od konkretnego wydarzenia. Regularnie analizujemy zużycie energii i mediów, koszty eksploatacji obiektu czy ilość generowanych odpadów. Prowadzimy również działania ograniczające marnowanie żywności – po wydarzeniach targowych nadwyżki żywności z punktów MTP Cafe są przekazywane organizacjom pożytku publicznego. Dzięki temu część procesów niezbędnych do raportowania była już wcześniej wdrożona w naszej codziennej działalności.
Współpraca wyłącznie z lokalnymi partnerami to kluczowy element tej realizacji. Czy takie podejście upraszcza logistykę, czy wręcz przeciwnie – zawęża pole manewru i wymaga od organizatora większej kreatywności?
Z naszej perspektywy współpraca z lokalnymi dostawcami, zwłaszcza tymi, z którymi łączą nas wieloletnie relacje, zdecydowanie upraszcza organizację wydarzenia. Przede wszystkim doskonale znają oni nasz obiekt, jego możliwości i ograniczenia, dzięki czemu mogą szybciej reagować na pojawiające się potrzeby i sprawniej realizować swoje zadania.
Dużym atutem jest również doświadczenie zdobyte podczas wcześniejszych realizacji. Wspólnie przeszliśmy przez wiele różnych, często nieprzewidzianych sytuacji, dlatego wiemy, jakie rozwiązania najlepiej sprawdzają się w praktyce. To przekłada się na większą elastyczność i poczucie bezpieczeństwa po stronie organizatora.
Nie oznacza to jednak, że kreatywność przestaje być potrzebna. Wręcz przeciwnie – w branży wydarzeń jest ona nieodzowna, ponieważ każde wydarzenie jest inne i stawia przed organizatorami nowe wyzwania. Rzadko zdarza się, aby sytuacje kryzysowe powtarzały się w identycznej formie, dlatego umiejętność szybkiego reagowania i znajdowania niestandardowych rozwiązań pozostaje kluczowa.
Lokalność daje nam dodatkowo dużą przewagę operacyjną. Krótsze łańcuchy dostaw oznaczają szybszy czas reakcji, łatwiejszą komunikację i większą elastyczność, chociażby w sytuacjach wymagających nagłych zmian czy uzupełnienia braków cateringowych. Nie bez znaczenia jest także aspekt wspierania lokalnej gospodarki. Współpraca z firmami z regionu pozwala nie tylko ograniczać wpływ transportu na środowisko, ale również wzmacniać lokalny ekosystem biznesowy, którego sami jesteśmy częścią.
Często uważa się, że ekologia w MICE to dodatkowy ciężar logistyczny. Czy z Waszej perspektywy wdrożenie takich rozwiązań jak eliminacja plastiku czy optymalizacja klimatyzacji było uciążliwe, czy może paradoksalnie usprawniło pewne procesy?
Z naszej perspektywy wdrażanie rozwiązań związanych ze zrównoważonym rozwojem nie jest dodatkowym obciążeniem logistycznym. Jako obiekt oferujący szeroki zakres usług własnych, takich jak catering, AV czy IT, bardzo często postrzegamy je jako element optymalizacji procesów i kosztów. Korzyści odczuwają zarówno organizatorzy wydarzeń, jak i my jako dostawca usług. W wielu przypadkach działania proekologiczne idą w parze z większą efektywnością operacyjną, ograniczeniem marnotrawstwa oraz lepszym wykorzystaniem zasobów.
Dobrym przykładem jest działalność naszej spółki IDEA Expo, która oferuje różne rodzaje zabudowy wystawienniczej o zróżnicowanym wpływie środowiskowym. Jednym z najbardziej zrównoważonych rozwiązań jest system OCTANORM, oparty na elementach wielokrotnego użytku, pozwalający na niemal całkowity odzysk materiałów po wydarzeniu. Dzięki temu znacząco ograniczana jest ilość odpadów oraz ślad węglowy związany z produkcją nowych elementów.
Jednocześnie ostateczny wybór zawsze należy do klienta. W praktyce decyzje są często wynikiem kompromisu pomiędzy aspektami środowiskowymi, budżetem i oczekiwanym efektem wizualnym. Dużą popularnością cieszą się również systemy modułowe, takie jak BeMatrix, w których konstrukcja jest wykorzystywana wielokrotnie, natomiast część materiałów wykończeniowych, np. drukowane grafiki tekstylne, ma charakter jednorazowy. Najmniej zrównoważonym rozwiązaniem pozostaje zabudowa stolarska wykonywana na indywidualne zamówienie. Choć daje największe możliwości aranżacyjne i estetyczne, po zakończeniu wydarzenia jej elementy często nie znajdują ponownego zastosowania, chyba że klient zdecyduje się je odebrać i wykorzystać w innym projekcie.
To pokazuje, że zrównoważony rozwój w branży MICE nie polega wyłącznie na eliminowaniu określonych materiałów czy technologii. To przede wszystkim świadome podejmowanie decyzji i wybór rozwiązań, które pozwalają osiągnąć założone cele wydarzenia przy możliwie najmniejszym wpływie na środowisko.
Catering wegański i lokalne produkty to niski ślad węglowy (8,0% całości), ale często wyzwanie dla tradycyjnych nawyków. Czy wdrożenie menu opartego na roślinach było logistycznie „przyjazne” dla organizatora i jak wpłynęło na planowanie dostaw?
Samo przygotowanie menu opartego na roślinach nie stanowi dziś dużego wyzwania logistycznego. Znacznie większą rolę odgrywają przyzwyczajenia i oczekiwania uczestników wydarzenia. W naszym przypadku było to stosunkowo łatwe do wdrożenia, ponieważ wydarzenie było organizowane dla członków stowarzyszenia ICCA – grupy bardzo świadomej kwestii zrównoważonego rozwoju i otwartej na tego typu rozwiązania.
Prawdopodobnie większym wyzwaniem byłoby wprowadzenie w pełni roślinnego cateringu podczas wydarzeń skierowanych do innych grup odbiorców, gdzie uczestnicy są bardziej przywiązani do tradycyjnej, mięsnej diety. Dlatego uważam, że w przypadku cateringu zrównoważony rozwój nie zawsze oznacza wybór rozwiązań skrajnych. Często ważniejsze jest znalezienie równowagi pomiędzy ograniczaniem śladu środowiskowego, oczekiwaniami uczestników oraz wspieraniem lokalnej gospodarki.
W Wielkopolsce, która jest jednym z najważniejszych regionów produkcji i przetwórstwa mięsnego w Polsce, pojawia się dodatkowy aspekt. Można zadać pytanie, co w praktyce jest bardziej zrównoważone: całkowita rezygnacja z produktów mięsnych czy oferowanie ograniczonego menu mięsnego opartego na lokalnych dostawcach, przy jednoczesnym zwiększaniu udziału dań roślinnych. To pokazuje, że zrównoważony rozwój często wymaga uwzględnienia lokalnego kontekstu i szerszego spojrzenia niż tylko analiza jednego wskaźnika.
Z perspektywy planowania dostaw catering roślinny może wręcz upraszczać niektóre procesy, szczególnie gdy opiera się na sezonowych i lokalnych produktach. Kluczowe jest jednak odpowiednie przygotowanie uczestników na taką zmianę i stopniowe budowanie akceptacji dla nowych rozwiązań. Doświadczenia organizatorów dużych międzynarodowych kongresów pokazują, że przejście na catering w 100% wegetariański zazwyczaj nie następuje od razu. Najczęściej jest to proces rozłożony na kilka lat, realizowany etapami i poprzedzony dialogiem z uczestnikami oraz organizatorami wydarzeń.
Realizacja ICCA CEC w Poznaniu dotyczyła 77 osób. Czy mechanizmy raportowania i redukcji, które się tu sprawdziły, można bezpośrednio przenieść na masowe targi czy kongresy liczone w tysiącach uczestników?
Absolutnie tak. Mechanizmy związane z raportowaniem i ograniczaniem wpływu środowiskowego można z powodzeniem przenosić również na wydarzenia liczone w tysiącach uczestników. Co więcej, to właśnie przy dużych kongresach i targach potencjalne korzyści wynikające z wdrażania zrównoważonych rozwiązań są największe.
Potwierdzają to doświadczenia organizatorów dużych międzynarodowych wydarzeń, takich jak kongres organizowany przez stowarzyszenie WindEurope, gromadzący około 16 tysięcy uczestników, czy konferencja European Association for International Education (EAIE), w której uczestniczy około 7 tysięcy osób. Organizacje te od lat wdrażają działania związane ze zrównoważonym rozwojem, obejmujące m.in. raportowanie wpływu środowiskowego, ograniczanie odpadów, współpracę z lokalnymi dostawcami czy wprowadzanie cateringu w 100% opartego na produktach roślinnych.
Oczywiście wraz ze wzrostem skali wydarzenia rośnie również stopień skomplikowania procesu zbierania danych i koordynacji działań. Nie zmienia to jednak faktu, że podstawowe zasady pozostają takie same. Kluczowe są odpowiednie planowanie, współpraca z partnerami oraz konsekwentne gromadzenie danych, które pozwalają mierzyć efekty podejmowanych działań i stopniowo doskonalić kolejne edycje wydarzenia.
Jakie lekcje z tego niedużego wydarzenia zamierzacie wdrożyć przy największych projektach realizowanych w MTP, aby osiągnąć założony cel 30% redukcji emisji na uczestnika?
Najważniejszą lekcją wyniesioną z organizacji ICCA Central European Chapter Meeting jest to, że skuteczne ograniczanie emisji wymaga przede wszystkim rzetelnych danych. Dopiero pomiar pozwala zidentyfikować obszary, które mają największy wpływ na ślad węglowy wydarzenia, a następnie podejmować decyzje oparte na faktach, a nie przypuszczeniach.
W przypadku ICCA CEC przekonaliśmy się również, że wiele rozwiązań uznawanych za „ekologiczne” nie tylko nie utrudnia organizacji wydarzenia, ale wręcz usprawnia procesy operacyjne. Dotyczy to m.in. współpracy z lokalnymi dostawcami, ograniczania odpadów czy stopniowego zwiększania udziału menu roślinnego w cateringu. Są to działania, które można skalować i wdrażać również podczas największych wydarzeń organizowanych na terenie MTP.
Jednocześnie projekt pokazał, jak ważna jest współpraca wszystkich uczestników procesu – organizatora, obiektu, dostawców, partnerów i samych uczestników. Osiągnięcie celu redukcji emisji o 30% na uczestnika nie będzie wynikiem jednej spektakularnej zmiany, ale szeregu mniejszych decyzji podejmowanych na każdym etapie przygotowania wydarzenia.
W kolejnych projektach chcemy przede wszystkim rozwijać system zbierania danych, zwiększać udział lokalnych dostawców, promować rozwiązania oparte na gospodarce obiegu zamkniętego, takie jak wielokrotne wykorzystanie elementów zabudowy, oraz stopniowo wdrażać rozwiązania cateringowe o niższym śladzie węglowym. Równie istotne będzie angażowanie klientów i uczestników w ten proces, ponieważ doświadczenia z rynku międzynarodowego pokazują, że najbardziej trwałe zmiany osiąga się wtedy, gdy są one wprowadzane etapami i z odpowiednim wyprzedzeniem komunikowane wszystkim interesariuszom.
Czy jesteśmy gotowi na to, by „zielona logistyka” stała się polskim standardem, polskim wyjątkowym wyróżnikiem dla postrzegania Polski jako „Green Destination”? Na jakim etapie jesteśmy, jakie są szanse i jakie są wyzwania?
Myślę, że niestety nie jesteśmy już na etapie, na którym zielona logistyka może stanowić wyróżnik naszej destynacji. Dla międzynarodowych organizatorów wydarzeń rozwiązania związane ze zrównoważonym rozwojem stają się standardem, a nie elementem przewagi konkurencyjnej. Dodatkowo coraz większą rolę odgrywają regulacje unijne związane z ESG, które sprawiają, że wdrażanie i raportowanie działań środowiskowych staje się po prostu częścią odpowiedzialnego prowadzenia biznesu.
Dlatego uważam, że Polska znajduje się dziś raczej na etapie nadrabiania dystansu do najbardziej zaawansowanych rynków europejskich niż wyznaczania kierunków zmian. Nie oznacza to jednak, że jesteśmy w złym miejscu. Nasza branża bardzo szybko się rozwija, rośnie świadomość organizatorów, obiektów i dostawców, a coraz więcej wydarzeń uwzględnia aspekty środowiskowe już na etapie planowania.
Największą szansą jest wykorzystanie tego momentu do budowania kompetencji i wdrażania rozwiązań opartych na mierzalnych danych. Coraz częściej nie wystarczy już deklarować, że wydarzenie jest „zielone” – trzeba umieć pokazać konkretne wskaźniki, efekty i postępy. To właśnie transparentność i umiejętność raportowania będą w najbliższych latach kluczowe.
Największym wyzwaniem pozostaje natomiast zmiana przyzwyczajeń i oczekiwań wszystkich uczestników rynku – od organizatorów i dostawców po samych uczestników wydarzeń. Doświadczenia z największych międzynarodowych kongresów pokazują, że nawet pozornie proste zmiany, takie jak ograniczenie produktów mięsnych czy wdrożenie nowych standardów gospodarowania zasobami, są procesem rozłożonym na lata. Dlatego sukces będzie zależał nie od pojedynczych inicjatyw, ale od konsekwentnego i długofalowego podejścia całej branży.
